»»» 2.5.2 ระดับกลุ่ม
»»» 2.5.3 ระดับองค์กร
ปัจจุบันข้อมูลและสารสนเทศมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากสังคมในยุคปัจจุบันถือได้ว่า เป็นสังคมฐานความรู้ (Knowledge-based Society) กล่าวคือ คนในสังคมใช้ข้อมูลและสารสนเทศในการตัดสินใจ มีการเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากสารสนเทศจากเครือข่ายอินเทอร์เน็ตสูงขึ้น ทั้งนี้เพราะสารสนเทศเป็นสิ่งที่ช่วยให้การตัดสินใจของผู้ใช้มีความแม่นยำ ให้นักเรียนลองจินตนาการดูว่า หากนักเรียนต้องการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยการเดินเข้าไปที่ร้านและเลือกพิจารณาคอมพิวเตอร์ทีละยี่ห้อเพื่อเปรียบเทียบด้วยตนเองนั้น นักเรียนคงต้องใช้เวลาเป็นวันในการเทียบเคียงข้อมูล แต่ปัจจุบันหากนักเรียนต้องการข้อมูลเพื่อตัดสินใจซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ เพียงแค่เข้าอินเทอร์เน็ต นักเรียนจะพบว่ามีหลายเว็บไซต์ที่ให้นักเรียนกรอกความต้องการในการใช้งานเครื่อง แล้วเว็บไซต์จะประมวลผลและนำเสนอเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีคุณลักษณะและรุ่นใกล้เคียงกับความต้องการได้เพียงเสี้ยววินาที ซึ่งวิธีนี้เป็นแค่ตัวอย่างของการใช้งานสารสนเทศของผู้ใช้เป็นรายบุคคลเท่านั้น ปัจจุบันหน่วยงานต่างๆ ได้นำสารสนเทศมาใช้ในการตัดสินใจมากขึ้นซึ่งระดับของสารสนเทศเป็นระดับ
ของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศ มีอยู่ด้วยกัน 3 ระดับ ดังนี้
2.5.1 ระดับบุคคล
ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับบุคคลนั้น จะเป็นการที่แต่ละบุคคลในองค์กรจะสร้างและใช้สารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานส่วนตัวเท่านั้น เช่น การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดในการพิมพ์เอกสาร การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์พาวเวอร์พอยต์ในงานนำเสนอ สำหรับการสอนหรือการบรรยาย โดยสามารถกรอกข้อความ ตาราง ภาพ ภาพเคลื่อนไหว และเสียง ที่ช่วยดึงดูดให้ผู้ฟังสนใจตลอดเวลา การใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เอ็กเซลกรอกข้อมูล คำนวณ สร้างกราฟ และทำนายผลลัพธ์ของข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นต้น
รูปที่ 2.4 ระบบสารสนเทศระดับบุคคล
ที่มา: http://2.bp.blogspot.com/_ZYuvF88HqCk/S8mf3YWJojI/AAAAAAAAAAw/toTan7sIZXI/s320/technology.jpg
ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับกลุ่มนั้น จะเป็นการที่กลุ่มของคนในองค์กรที่ต้องทำงานร่วมกันจะสร้างและใช้สารสนเทศร่วมกัน ซึ่งจะส่งเสริมการดำเนินงานของกลุ่มให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่ายระยะใกล้ หรือระยะไกล ทำให้มีการใช้ทรัพยากร ได้แก่ ข้อมูลและอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานร่วมกัน
รูปที่ 2.5 ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม
ที่มา : https://elearningindustry.com/wp-content/uploads/2015/05/Synchronous-Learning-Best-Practices-Instructor-Led-Training-e1456323340562.jpg
ตัวอย่างเช่น การประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย (Video Conference System) เป็นการนัดหมายการประชุมของผู้ที่อยู่ห่างไกล โดยระบบจะทำให้สามารถประชุมปรึกษาหารือกันได้โดยอยู่ต่างสถานที่กัน ระบบสามารถส่งภาพ เสียง และข้อมูลบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ โดยถ้าผู้ประชุมคนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลบนหน้าคอมพิวเตอร์ ผู้ใช้คนอื่นที่ใช้อยู่บนเครือข่ายคอมพิวเตอร์นี้ ก็จะได้รับข้อมูลที่ผ่านการแก้ไขแล้วนั้นทันทีเสมือน
ระดับของการเกี่ยวข้องกับสารสนเทศในระดับองค์กรนั้น จะเป็นการที่แผนกต่างๆในองค์กร
เช่น แผนกการขายและการตลาด แผนกการผลิต แผนกจัดซื้อ แผนกบุคคล แผนกการเงิน และการบัญชี เป็นต้น มีการสร้างและส่งผ่านสารสนเทศจากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่งได้โดยสร้างสารสนเทศในรูปแบบงานหรือกราฟ เพื่อให้ผู้บริหารนำไปประกอบการตัดสินใจได้
หลักการ คือ นำเครื่องคอมพิวเตอร์ของแผนกต่างๆ มาเชื่อมโยงกันเป็นเครือข่าย เพื่อให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน
ตัวอย่างเช่น
- แผนกการขายและการตลาด ทำหน้าที่ขายสินค้า และจัดกิจกรรมที่ส่งเสริมให้มีการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้ามากขึ้น
- แผนกคลังสินค้า ทำหน้าที่จัดเก็บสินค้า และดูแลสินค้า เพื่อให้ทราบปริมาณสินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้า
- แผนกการเงินและการบัญชี ทำหน้าที่จัดทำรายการทางการเงิน และการทำผลสรุปรายงานทางการเงิน
เมื่อลูกค้ามีการสั่งซื้อสินค้ากับแผนกการขาย และแผนกการขายป้อนข้อมูลการขายสินค้าในเครื่องคอมพิวเตอร์ ข้อมูลการขายสินค้าจะส่งไปให้แผนกคลังสินค้า จัดเตรียมสินค้าและกรอกข้อมูลการเบิกสินค้าในเครื่องคอมพิวเตอร์ แผนกการเงินและบัญชีจะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการขายและจัดทำใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า
สิ่งที่สำคัญของระบบสารสนเทศระดับกลุ่มและระดับองค์กร คือ การเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายทั้งภายในองค์กรและการเชื่อมโยงภายนอกองค์กร เพื่อให้มีการสื่อสารและส่งข้อมูลถึงกันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
รูปที่ 2.6 ระบบสารสนเทศระดับองค์กรของธุรกิจการขายสินค้า
ที่มา : https://earng17.files.wordpress.com/2015/03/pic1_01_1.jpg
